Khi mua bán và vận chuyển hàng hóa quốc tế, trường hợp mà bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc nhập hàng, bạn thường thuê forwarder để thực hiện quy trình làm hàng nhập khẩu.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea Xuất)
Quy trình làm hàng xuất của forwarder được thực hiện tuần tự theo các bước sau:
Bước 2: Kiểm tra thông tin trên chứng từ
a.Kiểm tra thông tin trên chứng từ giao nhận hàng hóa
Khi tiếp nhận chứng từ từ khách hàng, bạn cần kiểm tra đầy đủ về:
Sales Contract (Hợp đồng mua bán): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa…
Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Kiểm tra số, ngày invoice, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…
Packing list (Chi tiết đóng gói): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói…
Bill of Lading (Vận đơn): Kiểm tra số, ngày và nơi phát hành, tên tàu, số chuyến, số cont, chì, trọng lượng … Lưu ý xem có B/L gốc không, hay đã surrender / telex release.
Arrival notice (Giấy báo hàng đến).
C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ), nếu có: cần kiểm tra kỹ nếu có CO ưu đãi đặc biệt như mẫu D, E… vì có liên quan trực tiếp đến ưu đãi thuế.
Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng (thường gửi sau, cùng bộ hồ sơ giấy).
b. Kiểm tra chéo thông tin giữa các chứng từ với nhau
Ví dụ: Thông tin giá cả trong Hợp đồng & Invoice, số lượng hàng giữa Hợp đồng, Packing List, B/L…
c.Tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ
Hồ sơ chưa đầy đủ hợp lệ nếu: chứng từ không đầy đủ, hoặc thiếu thông tin trên chứng từ, hoặc thông tin trên các chứng từ không khớp nhau.
Nếu bộ hồ sơ đủ số lượng chứng từ, đủ thông tin cần thiết (để lên tờ khai hải quan), và thông tin trên các chứng từ khớp nhau, thì bộ chứng từ được coi là đầy đủ hợp lệ.
d. Nếu bộ chứng từ thiếu hoặc chưa hợp lệ, nhân viên OPS báo Sales đề nghị khách hàng bổ sung chỉnh sửa đến khi đầy đủ.
Lưu ý: Bước 2.2 và 2.3 cần thực hiện sớm, ngay sau khi nhận được file chứng từ, không chờ đến lúc lên tờ khai mới kiểm tra. Như vậy khách hàng mới biết và có thời gian để kịp bổ sung chỉnh sửa.
Với K/H mới, loại hàng mới, cần tìm hiểu kĩ lưỡng thông tin tên hàng, công dụng, tính chất, chất liệu, loại hàng (đề nghị khách hàng cung cấp tờ khai trước đây, tra cứu trên mạng…). Mục đích là để xác định được mã HS và mô tả hàng hóa chính xác.
Với K/H truyền thống, cần kiểm tra lại mã HS xem còn phù hợp không.
f. Làm biên bản giao hàng để sau giao cho nhà xe (2 bản), kẹp vào Jobfile.
3.1. Lên tờ khai hải quan (TK) bằng phần mềm khai hải quan, sau khi kiểm tra chứng từ xong thì làm bước tiếp…
3.2. Kiểm tra lại TK trên phần mềm để đảm bảo nội dung chính xác:
Lưu ý những tiêu chí không được phép sửa trên TK (Cần kiểm tra hết sức cẩn thận)
Tên người xuất khẩu, địa chỉ, mã bưu điện.
Số bill, số cont, chì, ngày hàng đến, tên tàu chặng cuối, địa điểm dỡ hàng.
Số ngày invoice, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mã phân loại hóa đơn, mã phân loại TK trị giá
3.3. Tự tính số thuế phải nộp bằng file excel, gồm thuế nhập khẩu, VAT… Nếu khớp kết quả (hoặc sai số nhỏ, dưới 100 đồng) thì thực hiện bước tiếp theo, nếu chưa khớp kiểm tra ngay lại TK về thuế và đơn giá, trị giá, và điều chỉnh dữ liệu nếu cần thiết.
3.4. Phụ trách bộ phận OPS khác kiểm tra (độc lập) lại toàn bộ TK để đảm bảo nội dung trên TK được chính xác. Khi thấy thông tin chưa rõ ràng đầy đủ thì yêu cầu người khai giải thích rõ ràng. Nếu thấy đã ổn thì hoàn tất việc kiểm tra. Trường hợp 2 người chưa nhất trí thì báo cáo cấp trên để được hướng dẫn xử lý.
Sau khi cả 2 người (người khai và người kiểm tra) đều thấy nội dung TK đã chuẩn chỉnh thì chuyển sang bước tiếp.
3.5. Gửi TK in thử cho K/H kiểm tra và xác nhận. Bổ sung, chỉnh sửa TK theo yêu cầu của K/H, nếu thấy yêu cầu đó là hợp lý. Trong trường hợp thấy yêu cầu của khách hàng chưa hợp lý, chẳng hạn mã HS không chính xác để được mức thuế suất thấp, OPS cần giải thích rõ các phương án, và để khách hàng quyết định.
3.6. Truyền TK và nhận kết quả phân luồng từ hệ thống. Tùy theo tờ khai được phân luồng gì mà tiến hành các bước tiếp theo:
Luồng xanh: In TK, chờ khác hàng nộp thuế, sau đó đến HQ giám sát làm nốt thủ tục thông quan.
Luồng vàng: Phải mang TK và bộ hồ sơ lên cho hải quan kiểm tra hồ sơ. Nhân viên đi làm hiện trường phải đọc hồ sơ, và trao đổi với người lên tờ khai để nắm được thông tin về lô hàng, để có thể chủ động giải thích khi hải quan hỏi.
Luồng đỏ: Hải quan vừa kiểm tra hồ sơ vừa kiểm tra thực tế hàng hóa. Cần hiểu rõ về lô hàng, hỏi K/H xem hàng hóa thực tế có chuẩn chỉnh không, có nhãn mác đầy đủ không, quy cách đóng gói đơn vị, đặc điểm, tính chất, công dụng… như thế nào, để có phương án kiểm hóa thích hợp. Khi đi kiểm hóa, lưu ý mang theo một số dụng cụ cần thiết như: seal (chì niêm phong), dao rạch giấy, băng dính…
Sau khi có kết quả phân luồng, gửi khách hàng file tờ khai để nộp thuế. Lưu ý: trong email, phải hướng dẫn khách hàng thông tin nộp thuế:
Bước 1: Tư vấn, tiếp nhận thông tin và chứng từ từ khách hàng
Các bộ phận sales sẽ chào giá hoặc tư vấn quy trình nhập khẩu và Logistics nhập khẩu phù hợp theo các thông tin mà khách hàng cung cấp.
Đồng thời, bạn kiểm tra kỹ về chính sách thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hoá trước khi tiến hàng giao nhận hàng.
Sau khi chốt đơn và khách hàng, tùy vào lô hàng nhân viên kinh doanh (Sales) hay lô hàng Nominated (do Đại lý chỉ định để bạn thực hiện dịch vụ) chuyển file hoặc in chứng từ chuyển cho nhân viên khai thác (OPS) để kiểm tra thông tin.
Bước 9: Trả kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có) – kết thúc quy trình làm hàng nhập của forwarder
Trong một số trường hợp, hàng cần kiểm tra chuyên ngành (vd: kiểm dịch, đăng kiểm, an toàn thực phẩm…) và được tạm giải phóng về kho riêng bảo quản. Khi đó, nhân viên OPS theo dõi tiến độ hoàn thành giấy kiểm tra chất lượng, và lưu ý hạn nộp (trong vòng 30 ngày).
Sau khi có giấy kiểm tra chất lượng, nộp cho hải quan để thông quan tờ khai, và gửi tờ khai gốc cho khách hàng.
Hy vọng bài viết của Xuất nhập khẩu thực tế sẽ giúp bạn nắm được Quy trình làm hàng nhập khẩu của Forwarder.
Ngoài ra, nếu muốn học nâng cao nghiệp vụ, bạn nên lựa chọn các khoá học xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu uy tín để được giảng dạy và hướng dẫn trực tiếp từ những người có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành xuất nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo các bài viết về học xuất nhập khẩu ở đâu tốt của chúng tôi để có thông tin chi tiết về các đơn vị đào tạo xuất nhập khẩu thực tế chất lượng hiện nay.
Bạn đang có một lô hàng cần xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam? Nếu không phải là người trong ngành logistics và chưa có nhiều kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu, tốt nhất bạn nên liên hệ với các forwarder để được trợ giúp. Họ sẽ giúp bạn chọn được phương thức giao nhân tối ưu nhất và hãng tàu có giá tốt nhất trong thời gian ngắn. Thông qua quy trình forwarder, các thủ tục được hỗ trợ tối đa, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức.
Dưới đây là quy trình làm hàng của forwarder tiêu biểu khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo trước thông tin Forwarder là gì và vai trò của Forwarder để nắm được tổng quan của ngành nghề này trước khi đi vào nội dung chi tiết của bài viết!
Quy trình xuất nhập hàng hóa của Forwarder theo đường hàng không
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là hàng hóa cập nơi đến nhanh hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi. Các vấn đề chậm trễ hay sự cố cũng được hạn chế ở mức tối đa, đảm bảo tiến độ thỏa thuận cho chủ hàng. Tuy nhiên hạn chế là chi phí khá cao. Khách hàng tham khảo quy trình xuất nhập hàng cụ thể dưới đây:
